Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому. Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии. Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Читать еще:  Уведомление о выселении из квартиры

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).

Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.

Как отправить письмо адресату

После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:

  • обычная почта;
  • е-мейл;
  • передача с курьером;
  • факс.

Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.

Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.

Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.

Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.

Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.

Читать еще:  Увольнение декретницы при ликвидации предприятия

Скачать образец предложения о сотрудничестве в бизнесе от клининговой компании в виде аутсорсинговых услуг

Как написать благодарственное письмо за сотрудничество

Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо:

  1. Шапка письма.
    Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за сотрудничество. Необязательный элемент благодарственного письма – указывается по необходимости.
  2. Обращение.
    Пишется фамилия, имя, отчество человека, которому выражается благодарность. Также указывается по мере необходимости.
  3. Текст благодарственного письма за сотрудничество
    Содержит слова благодарности за сотрудничество, выражение надежды на дальнейшее развитие партнерских отношений.
  4. Подпись.
    Подпись руководителя организации, которая выражает благодарность за сотрудничество, его должность, фамилия и инициалы.

Структура текста благодарственного письма.

Составление текста благодарственного письма осуществляется согласно общей структуре деловых писем:

  1. Вступление. Оно может содержать обращение к конкретному лицу (в случае, если это необходимо) и выражение благодарности, признательности за что-либо.
  2. Основная часть. В этой части письма обязательно конкретизируйте, за что благодарите. Благодарить можно за предоставление услуг, за проделанную работу, за какие-то условия, за отзывчивость, поддержку, за поздравление, приглашение…
  3. Заключение. Благодарственное письмо обычно заканчивается добрыми пожеланиями адресату, и иногда с пожеланиями на продолжение делового сотрудничества.

Это лишь стандартная структура текста письма благодарности, которая может меняться в зависимости от предпочтения автора письма! Главное, автор благодарственного письма должен поблагодарить адресата за какие-то действия (за сотрудничество, за оказанные услуги, за помощь в организации мероприятия, за финансовую помощь, за профессиональный труд и другое). Благодарственные письма способствуют установлению, развитию и укреплению деловых отношений. Такие письма выступают в качестве нематериального поощрения и стимула сотрудникам организаций и другим заинтересованным лицам.

Представляем вам фразы, которые могут пригодиться при написании благодарственного письма, и несколько примеров таких писем с различной тематикой.

Благодарственное письмо за сотрудничество

Тексты писем приведены ниже. Порядок написания подобных писем разобран в статье: .

Также предлагаем посмотреть образцы других благодарственных писем:

  1. организации —,
  2. за сотрудничество — ,
  3. воспитателю — .
  4. сотруднику — ,
  5. ученику — ,

Наш коллектив помнит о том, как вы вместе со всеми стойко преодолевали все трудности начального этапа развития нашего общего детища; как помогали менее опытным коллегам добрым советом и поддерживали теплым словом в нужную минуту.

Чек-лист хорошего письма

Этот чек-лист состоит из девяти пунктов. А каждый пункт — из короткого пояснения и примера, выделенного курсивом. Если вы объедините весь текст, написанный курсивом, получите пример партнёрского письма.

Читать еще:  Можно ли вернуть в магазин лакокрасочные изделия

Поприветствуйте собеседника

Начните с правила хорошего тона — поздоровайтесь.

Например: Добрый день, Вася!

Представьтесь

Расскажите не только о том, как вас зовут, но и о том, кто вы и чем занимаетесь.

Например: Я Майя, и я занимаюсь продвижением с помощью текстов.

Объясните, почему потенциальный партнёр вас заинтересовал

Скажите ему комплименты и добрые слова — почему вы пишете ему, кто вам о нём рассказывал, где вы слышали его выступления и так далее.

Например: Я много слышала о вас от своих бизнес-партнёров Галины Иевлевой и Елены Литвиновой.

Сделайте конкретное предложение

Расскажите, какое сотрудничество вы хотите предложить — обмен анонсами, статьями, участие в эфирах и так далее.

Например: И я хотела бы предложить вам организовать эфир или интервью. Если всё получится, можно будет обсудить и другие форматы взаимного продвижения.

Объясните, почему человеку это может быть интересно и что ему это даст

Расскажите о своей аудитории и о том, как она пересекается с аудиторией партнёра. Объясните, с какими площадками работаете.

Например: Я специалист в области продвижения с помощью текстов, и у меня 23 000 подписчиков в соцсетях и ещё 10 000 человек в рассылке. Все это люди потенциально могут стать вашими клиентами.

Напишите, почему вам это важно и что вы с этим будете делать

Скорее всего, при выборе партнёра вы смотрите не только на объём его аудитории, но и на личные симпатии. Расскажите партнёру об этом.

Например: Я активно веду свой блог и публикую там интервью с интересными людьми. Мне хотелось бы увидеть там и интервью с вами.

Укажите регалии, достижения и какие вы молодцы

Эта информация поможет партнёру понять, что сотрудничество будет продуктивным и репутационно полезным.

Например: Подробнее с тем, что я делаю, можно познакомиться вот здесь (ссылки).

Пригласите задавать вопросы

Покажите партнеру, что вы открыты для диалога, и сориентируйте, как лучше с вами связаться.

Например: Если что-то осталось неясным и если вы готовы пообщаться, пожалуйста, напишите мне или позвоните по тел. **********.

Напишите заключительные формулы вежливости

Завершите письмо ещё одним правилом хорошего тона.:)

Такое письмо занимает у меня максимум 10 минут, но оно помогает человеку понять, зачем я к нему пришла и чего хочу. А значит, повышает мои шансы на результат.

Майя Богданова — человек-текст, cоздатель и руководитель «Школы контента»

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector