Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Трудовая книжка Как правильно заверить трудовую

Трудовая книжка Как правильно заверить трудовую

Трудовая книжка является официальным документом работника, который в момент осуществления деятельности хранится в отделе кадров компании. В период поиска работы он находится на руках, и предоставляется потенциальному нанимателю на собеседовании. Книжка содержит основную информацию о полученном стаже, опыте на определенных должностях в тех или иных компаниях. Если в период поиска нового места человек еще не уволился, потребуется заверение трудовой книжки отделом кадров. То есть предоставление копии со штампом, подписью начальника и печатью для удостоверения информации в анкете, резюме.

Общая вводная информация

Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.

Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.

Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.

Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:

  • не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
  • от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.

А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.


Кто имеет право заверять копию трудовой книги?

При определении, того, кто может заверить копия трудовой нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.

Читать еще:  Статистика разводов в России

Может ли это сделать главный бухгалтер?

Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии трудовых, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.

Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?

Трудовую книжку генерального директора заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.

Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?

Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Схема заверения листов трудовой книжки

Копия трудовой книжки заверяется по чёткой схеме

Как заверить последнюю страницу

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Схема заверения последнего листа трудовой книжки

Образец заверения копии последнего листа трудовой книжки

Читать еще:  Наследование оружия после смерти владельца

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Прошитая копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки сшивается и заверяется общей печатью

Обязан ли наниматель хранить у себя дубликаты бывших работников?

blankЗаконодательство не оговаривает обязательств работодателя по хранению копий трудовых книжек уволенных сотрудников, которые забрали свои трудовые. Однако зачастую их сохраняют в виде ксерокопий или электронных документов для прохождения последующих проверок ФСС, налоговой и Роструда.

Работнику это может пригодиться, если им утерян оригинал трудовой, и нужно восстановить данные о предыдущей работе. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные при увольнении работником либо его ближайшими родственниками, хранят в организации до востребования.

Невостребованные книжки хранятся 75 лет согласно приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558 о сроках хранения типовых управленческих архивных документов. Требования к их хранению установлены Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Как проверить правильность оформления?

Получив копию на руки, удостоверьтесь, что она сделана корректно. Для этого заранее изучите образец. Помните: если исполнитель допустил ошибки, инстанция-получатель запросит новый, корректный документ.

Обратите внимание на следующие моменты:

  • Кто подписал копию

Правом заверения подобных документов обладает руководитель кадрового департамента, директор компании и главбух предприятия.

  • Соблюдены ли правила оформления

Существует два способа заверения копии. Первый – проштамповать, заверить печатью и подписью руководителей ежестранично.

Второй вариант – пронумеровать и прошнуровать листы, вывести нитку на последний, проклеить бланком, где будет указано число страниц. На бланке ставится виза уполномоченного сотрудника и оттиск печати юридического лица.

  • Имеются ли необходимые пометки

Копия обязательно содержит набор данных:

  • должность, фамилия, имя подписанта;
  • дата подготовки, от которой будет отсчитываться месячный срок действия копии трудовой книжки;
  • подпись должностного лица фирмы-нанимателя;
  • позиция в компании, занимаемая специалистом;
  • пометка «Работает по настоящее время».
Читать еще:  Образец договора о сотрудничестве между юр. лицами

Актуальность действующей копии ТК теряется, как только в кадровом документе сотрудника появляются новые записи, например, о переводе на другую должность или смене места трудоустройства.

Если гражданин запросил копию ТК для банка, правила заверения остаются неизменными, но лучше заранее запросить образец в кредитной организации: возможны нюансы. Например, отдельные финансовые учреждения просят указывать в дубликате место нахождения оригинала, другие требуют не все страницы, а только информацию о последнем месте трудоустройства.

Наиболее распространенные ошибки

В силу того, что новый ГОСТ относительно заверения трудовых книжек только начал свое действие, в настоящее время сохраняется достаточно большое количество ошибок при заверении такого типа документов. К числу наиболее распространенных относятся:

  • отсутствие отметки о месте хранения оригинала заверяемого документа;
  • неправильное расположение штампа печати организации (захватывается подпись и расшифровка на копиях, которые не предназначаются для ФНС России);
  • допущены какие-либо исправления в формулировках, в том числе если произошла ошибка в написании какого-либо слова;
  • на самой копии исправлены какие-либо сведения, которые не были исправлены в оригинале документа.

В том случае, если была допущена какая-либо из таких ошибок, потребуется снять заново копию с документа и заверить его в соответствии с установленными требованиями, так как, в противном случае, документы могут попросту не принять у предоставляющего их лица в силу того, что они будут считаться недействительными. Однако следует помнить о том, что если в саму трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, то заверять копию придется снова, так как копия потеряет свою силу действия.

Образец заверенной копии трудовой книжки

Для того чтобы минимизировать возможные ошибки, допускаемые сотрудниками кадровых подразделений и приравненных к ним лиц, можно изготовить специальный штамп, в котором изменению будут подлежать только дата его проставления, а также сведения о лице, осуществившем заверение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector