Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Значение приказов в кадровом делопроизводстве и их виды

Значение приказов в кадровом делопроизводстве и их виды

кадровые приказы

Ни одна организация с большой численностью работников не может обойтись без введения и учета различной кадровой документации.

Любые указания руководителя, начальников подразделений и иная трудовая деятельность сотрудников должна отображаться в документах, фиксирующих рабочий процесс на промышленном, производственном или другом крупном предприятии или организации.

Основополагающим кадровым документом, регулирующим трудовые правоотношения и основные функции действующих подразделений в любой компании (вне зависимости от ее форм собственности), является приказ.

Распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы — важнейшие документы предприятия, издаваемы непосредственно руководителем самой организации или высшим ее руководством. С помощью организационно-распорядительных документов обеспечивается административно-управленческая функция руководства, в том числе:

  1. организация различного рода мероприятий;
  2. утверждение локальных нормативных актов;
  3. кадровые перемещения;
  4. поощрения и дисциплинарные взыскания;
  5. возложение ответственности;
  6. создание совещательных органов (комиссий) и их роспуск и так далее.

Каждый распорядительный документ проходит после его подписания регистрацию — присвоение уникального регистрационного номера в общей базе делопроизводственных документов. Делается это как в журналах регистрации приказов, так и в электронных системах делопроизводства и документооборота.

Обычно нумерация приказов начинается заново каждый год. В отдельных случаях, когда приказов в деле совсем мало, можно вести нумерацию в книге приказов на протяжении нескольких лет, главное, чтобы потом эти приказы были сшиты в одно дело.

Для чего нужна нумерация

Основное назначение номера на приказе – это гарантия того, что приказы не будут издаваться задним числом, поскольку все они после подписания должны быть зарегистрированы в специальном журнале. На практике такое не всегда возможно и очень часто приходится отменять уже подписанные приказы или издавать новые с датой, которая отличается от текущей. Поэтому многие организации нумеруют свои приказы не при их печатании, а позже, проставляя номер от руки в специально оставленной ячейке, либо заполняя журнал регистрации не день в день, а с небольшим «отставанием».

Как нумеровать приказы в зависимости от срока их хранения

Для удобства ведения кадрового делопроизводства рекомендуется делить все кадровые приказы на две части:

  • приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод и т.д.);
  • приказы по кадровому делу (отпуска, командировки, выговора и т.д.).

Первая группа приказов должна храниться на предприятии 75 лет (для документов, завершенных делопроизводством до 01.01.2003 г.), или 50 лет (если делопроизводство по ним завершено после 01.01.2003 г.), в то время как сроки хранения другой группы варьируются от 3 до 5 лет (ст. 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Каждую группу приказов подшивают в отдельную папку и нумеруют сквозной нумерацией, не зависящей друг от друга. Для удобства также к номеру можно проставить буквенную литеру, отражающую вид приказа, они могут отделяться от цифры (номера приказа) знаком «–» или «/», либо ставится рядом с ней.

Например, для приказов по личному составу можно использовать обозначения «Л» или «ЛС» (приказ № 18-Л, № 25/ЛС, № 148лс и т.д.) Для приказов по кадрам часто используют литеру «К» – кадры, либо буквы, которые отражают суть приказа, например, «О» или «От» – отпуска, «Пр» – премия, «К» – командировка.

Порядок нумерации приказов необходимо установить локально –нормативным документом, например, Инструкцией по кадровому делопроизводству.

Все номера ставятся арабскими цифрами, начина с «1».

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве производится в обязательном порядке, что значительно облегчает ведение учета и движения кадров. Как правило, номер обозначается одной цифрой, либо цифрой с буквенным кодом, который отражает суть приказа.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

1С:Зарплата и Управление Персоналом, ред. 3.
Новое в версии 3.1.13.188

В программе ведется автоматическая нумерация документов. Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку (в пределах года и вида документа) в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование – Синхронизация данных. Префиксы позволяют отличать документы, введенные в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не используются, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.

Номера используются для заполнения в кадровые приказы и другие формы, в том числе в СЗВ-ТД. При выводе номеров в эти места все незначащие символы (префиксы или нули, дефис, лидирующие нули номера) по умолчанию автоматически отбрасываются.

Читать еще:  Предельные максимальные размеры земельных участков

Во многих организациях нет собственных сложившихся традиций нумерации, и им вполне подходит нумерация, предлагаемая программой.

Но во многих случаях организациям требуется вести нумерацию по собственным правилам, связанным, например, с объединением бумажных кадровых приказов в тома для хранения в архивах или с ведением различных журналов. В прошлых версиях для этого приходилось либо вносить нужный номер в документ вручную (при этом каждый раз отвечая на предупреждение с вопросом «Продолжить редактирование?», что довольно неприятно), либо редактировать номер непосредственно в тех местах, куда он попадает из документа (в печатной форме, в мероприятии для электронной трудовой книжки). Наименее трудоемкий из этих вариантов – первый, но и он таит в себе «подводные камни». Если введенный вручную номер имеет вид, например, «12-к» или «1234-к», то при выводе на печать (и в другие места) первые два или четыре символа до дефиса считаются префиксом, а следующая после дефиса буква не является числом и поэтому не считается номером. В результате от номера ничего не остается.

Именно для таких ситуаций в программе изначально была предусмотрена возможность отключения удаления префиксов из номеров при их выводе, т.е. для тех, кто не пользуется стандартной нумерацией.

Если этот флажок снять, то номера будут везде выводиться «как есть», без всяких преобразований (для влияния настройки на уже существующие документы их нужно перепровести).

Однако и такой вариант не всегда устраивает пользователей: эта настройка распространяется на документы всех видов. А по документам некоторых видов может устраивать стандартная нумерация, и после отключение настройки они станут неожиданно выводиться со всеми нулями и префиксами.

Но выход был и в этой ситуации – не отключать настройку, а приписывать к собственным номерам «ненужный» префикс: например 00-15-к. Однако и тут таится подвох: мало того, что это довольно неудобно – не забывать приписывать к номеру «искусственный» префикс, так ещё он занимает 3 из предусмотренных для номера 11 символов. А в некоторых организациях номера состоят даже из, скажем, 13-ти значащих символов.

Таким образом, назрела проблема для пользователей, ведущих собственную нумерацию кадровых документов: не все из них знают о настройке и мучаются, а в некоторых случаях даже и настройка не позволяет забыть о проблемах. В связи с появлением электронной трудовой книжки эта ситуация особенно обострилась.

Решение в новой версии

В новой версии для всех документов программы, в которых сейчас предусмотрена возможность отражения в трудовой книжке, рядом со стандартным номером добавлено новое необязательно поле.

Автоматически это поле не заполняется. И если оно не заполнено, программа ведёт себя точно так же, как раньше, как будто этого поля и не существует. Если поле не заполнено, в него серым цветом выводится подсказка – значение из поля Номер с учетом настройки удаления префиксов. Т.е. ровно то, как значение из поля Номер будет выведено в приказ и в другие формы (в СЗВ-ТД).

Если же стандартный номер не подходит и приходится его менять, то теперь достаточно его внести в это новое поле. Во-первых, при этом не будет задан раздражающий вопрос. Во-вторых, этот номер будет выведен и в печатную форму, и в форму СЗВ-ТД ровно в таком виде, как его внесли, без всяких преобразований (т.е. независимо от положения настройки удаления префиксов). И теперь можно внести номер длиной до 20 символов!

При этом автоматически сформированный номер в старом поле Номер можно оставить любым – он нигде кроме как для представления документа в интерфейсе программы использоваться не будет. А если он мешается, то через меню «Еще – Изменить форму…» можно настроить форму как будет удобно именно вам. Например, практически так же, как было до обновления:

Аналогично, через меню «Еще – Изменить форму…» новое поле можно вывести в формы списков и журналов, и при необходимости скрыть старое.

  • Если вас устраивает автоматическая нумерация – для вас ничего не меняется. Новое поле заполнять не нужно. Оно теперь просто содержит подсказку, как номер будет выглядеть в печатной форме/отчете СЗВ-ТД. Если новое поле мешается, его можно скрыть с форм, аналогично показанному выше способу (через «Еще – Изменить форму…» в каждой форме);
  • Если автоматическая нумерация вас не устраивает, и раньше вы вносили нужный номер в поле Номер вручную (или вовсе вносили его непосредственно в сформированную печатную форму/отчет СЗВ-ТД), то теперь нужно вносить его в новое поле печатать как. Старое поле можно не трогать и вовсе скрыть его из документов/списков. Настройку удаления префиксов можно установить в нужное положение с учетом особенностей нумерации тех документов, в которых новое поле не появилось.
Читать еще:  Мошеннические схемы в купле

Обращаем внимание, что автоматическая нумерация для нового поля не предусмотрена, т.е. оно заполняется только вручную.

Переименование и Установление до 2020 года

1.7. При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В то же время на сайте ПФР (Вопросы-ответы 3) приведен пример:

Мы дополнительно консультировались в ПФР по этому вопросу, и нам подтвердили, что до 2020 года обязательно нужно включить в отчет последний перевод или прием. Остальные виды мероприятий (в частности, переименование и установление), которые имели место после этого последнего, включать в отчет не обязательно. Но если их включить, ошибкой это также не будет.

Ранее включить в отчет такие мероприятия (переименование, установление до 2020 года) возможности не было. Даже если внести его в документ «Регистрация трудовой деятельности»:

В СЗВ-ТД до 2020 года в этом примере заполнялся только последний перевод:

В связи с многочисленным обращениями пользователей, желающих включить в отчет и такие необязательные мероприятия тоже, в новой версии реализовано их автоматическое заполнение:

Т.е. теперь, как и ранее, заполняется последний зарегистрированный прием или перевод до 2020 года. Но теперь он также дополняется всеми мероприятиями остальных видов, зарегистрированными в период после него и до 01.01.2020.

  • если зарегистрировать до 2020 года одни лишь переименования или установления, без приема или перевода, в отчет они заполнены не будут, поскольку прием или перевод являются обязательными мероприятиями, а остальные лишь дополняют их;
  • по тем сотрудникам, по которым уже отправили до 2020 года один прием или перевод, в очередной отчет новые «дополнительные» мероприятия заполнены не будут, поскольку не являются обязательными.

Расширение перечня оснований увольнения

В классификатор оснований увольнения к уже имеющемуся там пункту:
п. 8 ч. 1 ст. 77: Отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы
добавлены два подпункта, которые можно использовать при необходимости конкретизировать это основание:

  • п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отказ): Отказ работника от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением
  • п. 8 ч. 1 ст. 77 (Отсутствие): Отсутствие у работодателя работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением

Также добавлены пункты:

  • ч. 4 ст. 348.4 (Возврат): На основании статьи 348.4 ТК РФ в связи с истечением срока временного перевода (временной работы) переведен для продолжения работы
  • ч. 4 ст. 348.4 (Перевод): На основании статьи 348.4 ТК РФ переведен (на временную работу)

И добавлены пункты Федерального закона от 08.05.1996 № 41-ФЗ «О производственных кооперативах».

Для того чтобы легко понять, к какому нормативному документу относится тот или иной пункт, можно через меню «Еще» справочника либо настроить список и сделать группировку по полю «Ссылка.Документ основание», либо изменить форму и добавить это поле в список.

Что входит в понятие «присвоить номер приказу»

Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:

  • отнесение документа к одному из видов;
  • определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
  • определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
  • составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
  • регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.

Нужно ли нумеровать первый лист при прошивке приказов? Смотрите видео:

При отнесении приказа к тому или иному виду необходимо пользоваться п.19 раздела 1 Перечня типовых управленческих документов, в котором выделены три вида приказов.

Классификацию необходимо производить в связи с тем, что приказы разного вида должны храниться в течение различного количества лет (постоянно, 75 лет и 5 лет соответственно), следовательно, раздельно.

Нумерация в каждой группе будет своей. Вид приказа может отражаться в буквенной составляющей номера. Если приказ касается основной деятельности, то логично использовать обозначение «ОД».

Читать еще:  Претензия в банк – образец, как написать жалобу

При нумерации документов, касающихся отдела кадров, используются обозначения «ЛС» или «К», административно-хозяйственной деятельности — «АХ» или «АХЧ».

Для крупных организаций с большим объемом документооборота удобнее формировать приказы о командировках, например, и приказы о переводе на другую работу. Это может также отражаться буквенными кодами: прием – «ЛС-п», увольнение — «ЛС-у», отпуск — «ЛС-о», командировка — «ЛС-к» и т.д.

Начать сначала или продолжить

Традиционно нумерация приказов осуществляется в пределах одного календарного года. Это правило вытекает, в том числе, из требований Основных правил работы архивов организаций (п. 3.4.6), касающихся составления номенклатуры дел, которая ежегодно переоформляется заново.

Каждый документ помещается в дело в соответствии с номенклатурой (это залог того, что не будет путаницы с хранением в течение различного времени), нумерация документов в каждой папке начинается с 1.

Как формируется кадровое делопроизводство? Смотрите по ссылке.

Могут быть исключения из этого правила. В образовательных учреждениях (так же, как и во многих учреждениях культуры) началом года в делопроизводстве является 1 сентября. Нумерация документов возобновляется соответственно с этой же даты.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

  • титулка;
  • список лиц, ответственных за ведение Книги;
  • главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

книга приказов: титульный лист

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

  1. полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
  2. наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
  3. дата заведения отчетной тетради;
  4. дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

Список ответственных работников

Книга приказов: Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

  • фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
  • реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
  • подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Книга приказов: Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

  1. порядковый номер подписанного документа;
  2. дата подписания и регистрации Приказа;
  3. вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
  4. перечень служащих, которых коснулся Приказ;
  5. нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector