Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя

Макс Борисов

В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.

Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.

Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.

Спорный вопрос

Обязанность ООО и АО использовать печать может устанавливаться только в федеральном законе (абз. 1 п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ, абз. 1 п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Однако требования использовать печать для заверения записей в трудовой книжке в федеральных законах нет. Получается, что организации вправе не проставлять печати на трудовых книжках, если у них нет печати.

Однако существуют подзаконные акты, которые обязывают организации проставлять печать на титульном листе и при увольнении. Такие требования содержаться:

  • в абзаце 1 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • абзац 2 пункта 2.2, абзац 2 пункта 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69

trudovaya_knizhka_pechat

2017_trud_kniga_pechati

При этом интересно, что Роструд в письме от 15.05.2015 № 1168-6-1 сообщил, что организации, по-прежнему, обязаны заверять записи в трудовых книжках печатями.

В итоге получалась спорная ситуация: законодательство разрешает не иметь печать с 7 апреля 2016 года, а Роструд настаивает на обязательном проставлении печатей в трудовых книжках.

Куда печать ставится?

Достаточно интересный вопрос, которым задаются и специалисты, и работники. Дело в том, что печать не должна закрывать собой важные сведения и при этом не быть отдельной от самой записи. Поэтому наиболее правильное расположение печати прямо под записью об увольнении в левом углу. При этом желательно, чтобы она захватывала собой немного текста, но не перекрывала его — так она одновременно и не будет вызывать спорных вопросов, и не навредит тексту. При этом справа от печати должно остаться достаточно места для того, чтобы можно было поставить две подписи.

Как заполнять — правила заполнения

Регламент оформления трудовой книжки обозначен в Постановлении Министерства труда №69 от 10.10.2003 г. В данном документе содержатся расхождения по некоторым моментам.

При возникновении спорных вопросов необходимо обращаться к Трудовому Кодексу, что делает более неоднозначными нормы заполнения трудовой книжки.

Вся информация в бланк записывается уполномоченным специалистом предприятия, как правило, им является кадровый специалист.

При небольшой численности штата на предприятии эти функции может выполнять бухгалтер, а также руководитель фирмы.

Трудовая книжка регистрируется в специальном журнале учета и подлежит хранению у работодателя до расторжения трудовых отношений с сотрудником или переводе на другое предприятие.

Если возникает необходимость у специалиста получить информацию из книжки, то ему выдается выписка, заверенная надлежащим образом.

При увольнении она выдается на руки с внесенной правильной записью. Если работник отсутствует, то ему направляется уведомление о необходимости прийти и забрать документ.

фото-2

Все сведения записываются в бланк разборчивым, читаемым почерком. Сокращение слов не допускается, слова прописываются полностью.

Читать еще:  Образец характеристики на руководителя предприятия

Все даты, характеристики и иная информация прописывается арабскими цифрами.

Название месяца также фиксируется в числовом формате (2 сентября заполняется 02.09).

При заполнении применяются перьевые, гелевые, шариковые ручки. Оптимальный цвет чернил, геля — темно-синий, фиолетовый с устойчивостью от выгорания на солнце (ультрафиолетовые лучи) и воздействия воды.

Документ представляется в виде книжки, состоящей из 3-х частей.

Что писать в каждой из трех частей:

  • титульная страница — персональная информация о владельце бланка;
  • данные о трудовой деятельности — названия организаций и периоды работы в них;
  • раздел о награждениях за труд.

Самым обширным разделом в книжке является сведения о работе, который представлен в виде таблицы из 4-х граф.

Как оформить графы таблицы:

  • первая — порядковый номер, начиная с первого;
  • вторая — дата события в трудовых отношений (прием, перевод);
  • третья — данные о работодателе (полное или сокращенное наименование), сведения о приеме в штат организации, увольнении, сокращении, переводе на другую должность;
  • четвертая — документ, на основании которого сделана запись (приказ руководителя).

В случаях принятия или перевода на другую должность работу сведения вносятся в соответствующую графу в течение 7 дней с даты подписания приказа, а запись о расторжении трудовых отношений осуществляется в день увольнения.

Трудовое законодательство и инструкция по заполнению трудовых книжек обозначает необходимость внесения записей, основываясь на письменных распоряжениях руководителя компании и иной подтверждающей документацией. Сначала прописывается наименование приказа, его дата подписания и номер.

Документы, служащие основанием для внесения дополнений и изменений в трудовую книжку:

  • персональные документы трудящегося: свидетельство о расторжении (заключении) брака, образовании;
  • локальные документы предприятия: приказы о переводе, увольнении, приеме на работу.

Как правильно сделать отметку о расторжении договора?

В первой графе проставляется нумерация записи. Если о принятии на работу запись сделана под номером 5, то следующая запись (об увольнении) будет под номером 6.

Во вторую графу напротив порядкового номера производится внесение даты на основании подписанного приказа руководителя предприятия (двузначными обозначениями пишется число и месяц, четырехзначными — год).

фото-3

Третья графа содержит причину разрыва трудовых отношений, а также ссылку на ТК РФ. Формулировка допускается разная: «уволен», «трудовой договор расторгнут».

Основание увольнения формулируется в точном соответствии с ТК РФ «по инициативе работника», «в связи с сокращением численности», «по соглашению сторон».

В последний рабочий день (день увольнения) работнику выдается на руки трудовая книжка. Сотрудник кадровой службы знакомит его с последней записью, прочтение информации подтверждается специалистом личной подписью и словом «ознакомлен».

Сделанные записи в период трудовой деятельности на предприятии должны быть оформлены до выдачи документа увольняемому.

Если специалист в свой завершающий день не присутствовал на рабочем месте, но был осведомлен о надобности в получении трудовой и не явился в назначенный день, то приглашаются свидетели, и событие фиксируется в акте.

Причину отказа необходимо прописать в тексте акта. Затем работнику по адресу регистрации отправляется уведомление, в котором приглашается бывший работник в кадровую службу для получения книжки.

Также сотрудник может дать согласие на отправку документа по почте. При отсутствии согласия от сотрудника бланк остается на ответственное хранении в организации.

С даты отправки уведомления ответственность за невыдачу трудовой книжки с работодателя снимается.

Нужно ли ставить печать?

Печать отдела кадров в неукоснительном порядке заверяет каждую запись в трудовой. Печать предприятия ставится лишь в случае, если на предприятии отсутствует кадровая служба.

Читать еще:  Образец жалобы в МЧС на нарушение пожарной безопасности

В этом случае запись заверяется печатью предприятия или директора организации (личной).

Должна ли быть подпись работника о том, что он ознакомлен?

Автограф работника в трудовой книжке в день увольнения подтверждает получение трудовой книжки, его присутствие необходимо.

Задерживать выдачу не разрешено ни по каким-либо обстоятельствам.

КоАП РФ предусматривает санкции за задержку:

  • 1000-5000 рублей на должностное лицо;
  • 1000-5000 рублей на ИП или прекращение его деятельности до 90 суток;
  • 30000-50000 рублей на предприятие, приостановка деятельности до 90 суток.

Правильный образец

Пример заполнения трудовой книжки с записью о том, что работник уволен, а трудовой договор расторгнут:

Примеры правильных записей об увольнении в трудовой книжке – правила заполнения

Как исправить формулировки, которые внесены ошибочно?

При внесении исправлений в графу «сведения о работе», необходимо запомнить, что вычеркивания недопустимы.

После внесения ошибочной записи, возможно несколько вариантов заполнения четвертой графы:

  • фиксируется повторная сноска на реквизиты приказа, послужившим основой для неправильной записи: «запись № считать недействительной»;
  • обозначается номер и дата распоряжения, оформленного для внесения необходимых поправок.

Ниже фиксируется необходимая, правильная информация.

Нормы заполнения книжек обязывают вносить изменения в случае возможных коррективов в названии предприятия и типа печати (разные печати у одного предприятия не применяются).

Ошибки, допускаемые при заполнении трудовой книжки:

  • цвет ручки не соответствует общепринятым стандартам;
  • в тексте присутствуют сокращения;
  • неверная формулировка увольнения (несоответствие нормативным актам);
  • отсутствие подписи кадрового специалиста и работника.

Правила постановки оттиска

Информация об увольнении штатного сотрудника должна быть заверена печатью круглой формы. Этот оттиск придаёт юридическую силу записи и удостоверяет, что заверенный акт изучен руководством, одобрен и является обязательным к исполнению. При прекращении трудовых отношений в книжку сотрудника вносится соответствующая запись и удостоверяется печатью, если в законодательных актах не оговорено иное. Ни в одном нормативном документе не сказано прямо, что в трудовой книжке при увольнении можно ставить печать отдела кадров.

Где должна стоят печать в трудовой книжке

Место оттиска регламентировано нормативными актами. В них прописано, где ставить печать в трудовой книжке при увольнении. Образец от 2017 г. ясно показывает: располагать оттиск надо так, чтобы он частично накладывался на наименование должности. Символы должны легко читаться, хорошо просматриваться. Не допускается смазанность. Подпись работника должна быть читаемой и не вызывать разночтений. Простановка слабого или нечитаемого оттиска не является ошибкой. Когда символы плохо пропечатались, не нужно делать новую запись. Достаточно хорошо смочить печать и сделать новый оттиск рядом со слабым.

Ещё одно место, где в трудовой книжке ставится печать при увольнении, — специальный вкладыш, который считается недействительным без книжки. Его заводят, когда заканчиваются основные листы. Кроме увольнения, круглый оттиск организации ставят при первичном приёме на работу человека, который раньше не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае кадровик организации берёт новый бланк трудовой и вносит такие сведения:

  • место обучения;
  • образование;
  • специальность;
  • Ф. И. О.;
  • число, месяц и год рождения.

Порядок нанесения

Ведение документация кадрового характера предполагает соблюдение большого количества правил, относительно правильности внесения нужной информации, закрепления и подтверждения таковой, а также нанесения отметки. Трудовая книжка выступает документ особой важности, поскольку является главным источником подтверждения стажа гражданина на той или иной должности. Ошибки в указанном документе могут привести к отказу со стороны ПФ РФ засчитать время работы в стаж, что влияет на пенсию, непринятию на новое место работы, ввиду документально не подтверждённого опыта и так далее.

Титульная страницаПоставить печати в трудовую книжку может исключительно сотрудник кадрового отдела либо руководитель, отвечающий за приём и увольнение работников. Подпись также проставляется только указанными субъектами.

Читать еще:  Тонкости расторжения трудового договора по соглашению сторон

Говоря о правильном порядке использования оттиска при заполнении трудовой книжки, следует отдельно рассмотреть следующие страницы документа:

  1. Титульник. Трудовая книжка начинается с титульной страницы, на которой должны быть отражены сведения о сотруднике, полное имя, дата рождения, образование и первоначальная должность. Также проставляется личная подпись работника и, соответственно, печать, подпись руководителя организации, выступающей работодателем. В данном случае оттиск отражается в нижней части страницы поверх росписи работодателя.
  2. Основные страницы. В процессе ведения трудовой книжки отметка может проставляться только в том случае, если вноситься запись о прекращении трудовой деятельности, независимо, по собственному желанию или в принудительном порядке происходит увольнение. Также допускаются случаи, когда в трудовую вносятся изменения, аннулирующие предыдущую запись.

В остальном оттиск не требуется, даже если по одному месту работы кадровый отдел был вынужден вносить дополнительные сведения одному сотруднику несколько раз.

Трудовая книжкаОриентироваться на то, сколько должно быть отражено пометок в трудовой книжке, не следует, поскольку конкретное число будет зависеть от того, какое количество раз, лицо меняло работу. На начальном этапе трудоустройства в книжке всегда только одно изображение на титульном листе вплоть до увольнения. Далее при устройстве на новую работу отметка проставляться не будет, только если снова будет зафиксирован факт прекращения трудовых отношений.

Важно уделять внимание правильной постановки оттиска и обращать внимание на качество оттиска, поскольку нередко мошенники стараются подделать те или иные отметки, чтобы зафиксировать стаж работы или отразить для другого работодателя больший опыт на конкретной должности. Доказать подлинность может только экспертиза, поскольку подделка таких отметок на сегодняшний день выступает одним из самых развитых видов мошенничества.

Внесение записи об увольнении

Запись об увольнении производится в следующем порядке:

  1. В графе 1 указывается порядковый номер записи с учётом сквозной нумерации.
  2. В графе 2 в соответствующих подграфах проставляется дата увольнения с работы.
  3. В графу 3 вносится основная формулировка об увольнении, которая включает в себя основание (по собственному желанию, в связи с сокращением штата, в связи с прогулом и т. д.) и ссылку на соответствующие подпункт (при наличии) и статью Трудового кодекса.
  4. В графе 4 приводятся данные об акте работодателя (приказе, распоряжении) с указанием номера и даты издания. Дата издания акта может не совпадать с датой увольнения.

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении трудовой книжки является отсутствие подписи работника после увольнения. В большинстве случаев кадровые работники забывают об обязанности сотрудника расписаться в книжке при увольнении или не считают своей обязанностью проследить за этим, полагая, что сам работник может расписаться в любое время. Тем не менее, в соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник должен заверить правильность внесённых записей после внесения записи об увольнении.

Форма заверительной надписи работника нормативно не определена. Не будет ошибкой, если владелец трудовой книжки просто распишется и расшифрует свою подпись или дополнительно укажет «ознакомлен».

От правильности записей о приёме и увольнении может зависеть пенсионный стаж и, соответственно, размер пенсии. Допущенные неточности и ошибки способны повлечь исключение из стажа целых периодов работы. По этим причинам сотрудники кадровых служб должны чётко соблюдать все установленные правила и требования при ведении трудовых книжек.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector