Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ о доплате заключение договоров с контрагентами

Приказ о доплате заключение договоров с контрагентами


860 Во многих компаниях малого бизнеса нет юриста. Составлением договоров с контрагентами занимаются бухгалтеры. Использование типовых соглашений, отсутствие подготовки, изучения законов – все это влечет за собой определенные риски.

Для упорядочивания составления документов руководителю рекомендуется составить приказ о порядке заключения договоров с контрагентами (образец – ниже). ФАЙЛЫ Приказ о порядке оформления соглашений с контрагентами – это необязательный документ. Функции документа:

  1. Предупреждение возможных рисков.
  2. Упорядочивание составления соглашений.
  3. Распоряжение является своего рода памяткой для сотрудников, которые составляют соглашение.

В приказе можно оговорить весь цикл документального оформления сотрудничества.

Назначение и виды документа

Журнал регистрации договоров ведется для того, чтобы:

  • систематизировать все договоры по виду, дате и другим параметрам;
  • быстро найти нужный документ;
  • узнать, заключался ли договор с конкретной организацией/трудовой договор с сотрудником или нет;
  • вести сквозную или иную систему нумерации документов в соответствии с порядком заключения соглашений.

Конкретных требований законодательства к обязательному ведению этого журнала не установлено. Каждая компания вправе сама выбирать, нужен ей такой документа или нет. Однако как показывает практика, в большинстве случаев ведение журнала оправданно, поскольку:

  1. Все трудовые договоры должны идти строго по порядку – №1 с директором, №2, №3 и т.д.
  2. Что касается договоров с контрагентами, их также лучше поставить на учет.

Документ можно вести не только в бумажном виде, но и одновременно дублировать информацию на электронном носителе. Тогда поиск данных по нужному соглашению займет несколько секунд. К тому же пользователь может отфильтровать документы по разным критериям – название, дата составления, контрагент и т.п.

На практике различают несколько разновидностей журналов:

  • по трудовым договорам (обычно их выделяют в отдельную категорию);
  • по договорам с контрагентами (единый список соглашений со всеми юридическими лицами);
  • по отдельным разновидностям документов (например, договор поставки, возмездного оказания услуг, подряда и т.п.).

Обычно компания ведет только 1 общий журнал договоров. Однако если это крупное предприятие, и документооборот идет довольно активно, желательно завести сразу несколько документов. Причем они необязательно должны быть общими для всей организации. Например, собственные журналы могут завести структурные подразделения, отделы и филиалы.

Приказ заключение договоров с контрагентами образец

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.

Directum RX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств.

Подготовка договоров

При заключении сделки система позволяет проверить состояние контрагента, его надежность, ликвидность, рентабельность, финансовую устойчивость и пр., чтобы оценить все риски исполнения договора.

В Directum RX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются из файла, со сканера или с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации. Информация из карточки документа подставляется в текст автоматически:

Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, номер сформируется автоматически.

Договорные документы сохраняются в реестре. Используйте панель фильтрации, чтобы найти нужные документы.


Реестр договоров

Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту, открыв любой из связанных документов.

Читать еще:  Уход за пенсионером 80 лет


Комплект документов по договору

Согласование договорных документов

Договорные документы отправляются в работу удобным способом, например, отправляются на согласование по заранее настроенным правилам. В правилах указываются этапы, сроки и участники в соответствии с внутренними регламентами компании.


Регламент согласования договоров

Достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.


Задание на согласование договора по регламенту

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.

Отправка договора контрагенту и контроль возврата

Благодаря интеграции с сервисами ЭДО после согласования документы можно отправить контрагенту в пару кликов.

Документы автоматически отправляются на зарегистрированный адрес контрагента. Затем ответственный получает задание, чтобы проконтролировать своевременный возврат. Возможность обмениваться документами с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.

Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать и местоположение документа.


Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, содержится в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис ЭДО, по почте или с курьером.

Контроль исполнения договоров

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Указывается ответственный, срок и количество дней на выполнение. По каждой контрольной точке формируется задание:


Контрольные точки исполнения работ по договору

После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически устанавливается отметка о завершении работ. Таким образом система всегда отражает актуальную информацию о ходе работ по договору.

Контроль завершения срока действия договора

За несколько дней до завершения срока действия договора ответственный получит уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок закончит работы по договорам и заблаговременно начнет работы по продлению.

Быстро найти все договоры, у которых приближается срок завершения, можно в списке «Договоры на завершении».


Список «Договоры на завершении»

Оптимизируйте договорную работу с Directum RX

Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
  • свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
  • документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

Как правильно составить доверенность на заключение договора в 2021 году

Документ разрешено составлять в свободной форме, с учетом рекомендаций, разработанных ФНА от 18.07.2016 г. Он должен иметь базовую структуру, содержать все прописанные в законодательстве условия.

Обратите внимание! Срок действия доверенности не ограничивается российскими законами, но в обязательном порядке учитываются следующие нормы ст. 186 ГК. Не указан срок — юридическая сила сохраняется в течение 12 месяцев с момента выдачи документа. Нет срока — ничтожное уполномочие. Отсутствуют сроки в нотариальной доверенности — юридическая сила сохраняется до момента аннулирования.

Как правильно составить доверенность на заключение договора в 2021 году

При составлении доверенности следует придерживаться определенных правил:

  • Составленный документ в организации должен подписать владелец, или временно исполняющий его обязанности сотрудник, наделенный полномочиями соответствующим приказом.
  • Если в уставе компании отсутствует пункт, указывающий на обязательное проставление печати рядом с подписью руководителя, то на доверенности ее можно не ставить (ст. 185.1 ГК).
  • Четко прописать все полномочия поверенного.
Читать еще:  Образец ходатайства в арбитражный суд о возвращении искового заявления

От имени юридического лица

Интересы юрлица во всех сферах представляет директор. Именно он должен проставлять подпись на договорах, заключенных со своим контрагентами. Если он не может лично присутствовать на деловой встрече, то должен отправить на не уполномоченное лицо с доверенностью.

Важно! В компаниях чаще всего полномочиями ставить подпись в договорах наделяются директора, заместители. Возможность выдачи доверенности представителям руководящего состава отражается в учетной политике фирмы, в локальных нормативных актах. Оформление документа на имя сотрудников прописывается в их должностных инструкциях.

От имени юридического лица

Если доверенность выдается от имени организации, то ее должен составлять руководитель, указывая свои данные. Российское законодательство допускает оформлять доверенность с правом передоверия, на основании ранее выданного документа. Его суть заключается в следующем:

Передоверие — представитель фирмы имеет право переписать на другое лицо полученные полномочия.

Перед оформлением необходимо уведомить о решении доверителя, в письменном виде. Вся ответственность за контракты возлагается на нового представителя с даты вступления в юридическую силу новой доверенности.

Документ с передоверием нуждается в нотариальном заверении, иначе не будет считаться действительным.

Чтобы правильно составить доверенность, необходимо соблюдать законодательные нормы. Структура документа должна в полной мере соответствовать правилам, прописанным в законе. Можно использовать готовый шаблон, который должен находиться в каждой организации и отражаться в учетной политике. Обычно он создается на фирменном бланке, с логотипами компании. Его разрешено заполнять не только от руки, но и при помощи компьютерной техники, после чего выводить на печать.

Оформление происходит с учетом таких нюансов:

  • можно заполнять от руки или на компьютере;
  • названия компаний, реквизиты указываются в полном объеме, ФИО руководителя;
  • номер документа, дата оформления;
  • указание всех контрактов, которые доверенному лицу предстоит подписать;
  • передача доверенному лицу части полномочий;
  • ФИО физического лица, наделяемого полномочиями, его должность;
  • указание на полномочия, вид соглашения, сроки его действия;
  • дата составления;
  • подписи, печать (по желанию).

Образец доверенность на заключение договора от имени юридического лица

Образец доверенность на заключение договора от имени юридического лица

Проверка надежности контрагента

В бизнесе не все действуют честно. Поэтому, прежде чем заключать договор с кем-либо, нужно проверить, насколько благонадежен ваш контрагент. Возможно, вы будете иметь дело с человеком, не обладающим правом подписывать договоры. Или он будет представлять организацию, которой на самом деле не существует. При взаимодействии с физическими лицами тоже стоит проявить осторожность: люди нередко пытаются продать то, что им не принадлежит.

Читать еще:  Могут ли уволить женщину, находящуюся в декретном отпуске

Увы, в нашей стране до сих пор не существует общей базы коммерсантов. Еще сложнее разузнать что-то о физических лицах. Однако нужно постараться навести справки.

Если вы собираетесь заключать соглашение с индивидуальным предпринимателем или какой-то фирмой, удостоверьтесь, что они являются хозяйствующими субъектами. Доказательствами регистрации в этом качестве могут послужить свидетельства ОГРН и ИНН (оригиналы!), а также устав компании. Если вам известны номера ИНН и ОГРН, можете подстраховаться и обратиться в налоговую службу за выпиской. Выписка обойдется вам всего в несколько сотен рублей.

Наведите справки о деловой репутации вашего партнера (клиента), узнайте, каково его финансовое состояние. Вам придется использовать неофициальные источники информации (от «сарафанного радио» до Интернета).

Не забудьте проверить полномочия представителя контрагента! Он должен обладать правом подписания договора.

Если контрагент – физическое лицо, то все, что от вас требуется – попросить его предъявить паспорт. Если ваше с ним соглашение касается имущества, убедитесь, что контрагент имеет на него право. Если вы имеете дело с представителем физического лица, изучите его доверенность: может оказаться, что он не уполномочен заключать договор. Удостоверьтесь в том, что его паспортные данные совпадают с зафиксированными в доверенности.

Заключение сделки с какой-либо компанией всегда доставляет куда больше хлопот. Чаще всего недобросовестный контрагент поручает подписание договора человеку (своему представителю), который не уполномочен заниматься такими вещами. Если вы попадетесь на эту удочку, то потеряете имущество либо деньги. Поэтому всегда требуйте доверенность представителя и уточняйте, какими полномочиями он в действительности обладает. Посмотрите, когда была выдана доверенность, есть ли на ней подпись руководителя и совпадают ли указанные в ней паспортные данные с паспортными данными представителя компании.

В некоторых случаях в роли представителя выступает директор фирмы. О том, какие полномочия он имеет, вы можете узнать из приказа о его назначении или протокола общего собрания участников, на котором его избрали директором.

Имейте в виду, что не всегда директор имеет право подписывать договоры. Ограничения полномочий директора отражены в уставе компании. Непременно знакомьтесь с этой бумагой.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли зарезервировать номер казначейского счета, чтобы указать его в контракте?

Если у клиента ранее счет не был открыт, он может зарезервировать номер и указать его в заключаемом контракте. Резервирование производится через заказчика, который должен оформить перечень юридических лиц для резервирования счетов.

На какие счета могут быть перечислены средства с казначейского счета?

На лицевые счета контрагентов в ФК. На расчетные счета средства можно перечислять только на выплату заработной платы работников, которые принимали участи в исполнении госконтракта, оплату расходов юридического лица по договору, при покупке валюты для расчетов по контрактам с иностранными контрагентами, на выплату премии исполнителю.

Как правильно вести бухучет по операциям по госконтракту?

При выполнении госконтракта действуют дополнительные требования к первичной документации, отличается номенклатура затрат, механизм учета и распределения расходов, расчет финансового результата и т.д. Поэтому учет должен вестись отдельно от общей бухгалтерии.

Может ли ООО открыть счет в казначействе?

Если ООО официально зарегистрировано, оно имеет статус юридического лица и имеет право заключать госконтракты, и, соответственно, открывать казначейские счета.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector