Письмо приглашение на переговоры

Письмо-приглашение может исходить как от юридического, так и от физического лица, и направляться, соответственно, может также как физическим, так и юридическим лицам.

Основными задачами письма-приглашения являются:

уведомление адресата приглашения о факте события;
донесение до адресата информации о времени и месте событий;
подтверждение факта того, что приглашено конкретное лицо;
укрепление доверия, налаживание деловых контактов с приглашаемым.

Составляться письмо данного вида может по самым различным поводам:

как приглашение на деловую встречу между руководителями организаций;
как приглашение кандидата на должность на собеседование;
как приглашение на торжественное мероприятие (юбилей);
как приглашение на бесплатные и платные обучающие мероприятия и так далее.

Что такое и зачем нужно письмо приглашение?

Письмо приглашение – это особый вид официального письма, который нужен нам для приглашения деловых партнеров, коллег или же работников на какие-то мероприятия.
Отметим, что format of invitation letter может быть разным. Но во время writing a letter of invitation старайтесь не использовать сокращения и сленговые выражения, но не пишите совсем сухо. Вы можете добавить парочку юморных моментов про ваш бизнес, таким образом, Вы заинтересуете человека и выстроите более доверительные отношения.

Если же Вы уже учили бизнес английский, то Вы точно знаете правила написания таких писем:

Не пишите очень длинный текст

В настоящее время люди экономят свое время, а деловые люди особенно. Напишите всю нужную информацию и также не забудьте выразить благодарность за уделенное время.

Обращайтесь к читателю по имени

Согласитесь, что приятнее читать письмо, если оно адресовано именно вам, а не просто потоку людей, начните с “Dear…”

Придумайте изюминку

Вы должны завлечь вашего партнера, Вы можете придумать особенность, которая точно заставит человека прийти на ваше мероприятие и посетить его до конца. Это может быть любой приз или приглашение на обед.

Пишите письмо приглашение заранее

Читать еще: О сроках подачи апелляционных жалоб по гражданскому делу

Как мы уже говорили ранее, люди берегут свое время и планируют его. Поэтому постарайтесь писать данные письма заранее, таким образом, человек сможет запланировать к вам встречу и обязательно прийти.

Не допускайте ошибок

Грамматические или же стилистические ошибки неприемлемы в деловых письмах. Проверяйте правописание перед отправкой, а лучше дайте прочитать еще раз письмо, например, вашей коллеге.

Структура письма

Строго придерживайтесь правил оформления, если пишите письмо-приглашение к сотрудничеству. Однако учтите, что письмо-приглашение не может быть длинным. Там должна находиться самая нужная информация и совсем немного фраз в стиле «мы очень рады пригласить вас на встречу». Деловые люди экономят время, поэтому обратите на это внимание.

В верхнем левом углу должна значиться следующая информация:

● получатель – имя, фамилия, отчество;
● официальное название компании;
● адрес офиса, в котором базируется компания;
● город;
● страна.

Затем делается отступ, справа от вышеперечисленной информации пишется дата в формате день, месяц, год, к примеру «16 October 2007». Затем письмо выравнивается по ширине.

Вы должны обязательно поздороваться с человеком, затем вежливо позвать его на выставку, на конференцию или на любое другое событие. Уточните время, место, кого можно позвать с собой («Мы будем рады видеть с вами жену»).

Затем с абзаца пишется заключительная фраза («Мы будем рады увидеть вас снова»), с нового абзаца пишутся имя и фамилия отправителя, название учреждения, ставится подпись.

Хорошим тоном считается написать приглашение за некоторое время до события, скажем, за неделю-две. Раньше писать не стоит – человек ещё может не знать своих планов. Позже – уже некрасиво.

Структура приглашения

Деловая виза в Россию. Порядок оформления

Чтобы оформить деловую визу, иностранный гражданин должен обратиться в консульство РФ в стране своего гражданства. Основанием для получения деловой визы является деловое приглашение, оформленное согласно требованиям законодательства РФ.

Читать еще: Образец письма о расторжении договора аренды по инициативе арендатора

При подаче пакета документов на получение бизнес визы в консульство РФ нужно будет оплатить консульский сбор. При положительном результате рассмотрения пакета документов деловая виза в Россию будет поставлена сотрудниками консульства в паспорт иностранного гражданина.

Подводим итоги

Официальное письмо-приглашение на мероприятие позволяет донести до адресата всю необходимую информацию. Ему не придется прилагать усилия для запоминания даты и время, места проведения и других моментов, которые имеют значение. Человеку будет достаточно ознакомиться с текстом еще раз в любой момент.

Таким образом, можно сделать вывод, что лучше всего составить официальное приглашение на мероприятие, чем обращаться к другому лицу в устной форме. Преимущества письменного извещения в данном случае очевидны, поэтому не стоит от них отказываться.

Дополнительная информация

Видео для быстрого ознакомления:

Цели деловых приглашений в Россию

В деловых приглашениях могут указываться следующие цели поездки:

деловая: если иностранец собирается провести деловые переговоры, посетить выставку или конференцию
коммерческая: если иностранец собирается в Россию, чтобы встретиться с поставщиками или заключить договор с российской компанией
техобслуживание: если иностранец планирует приехать в Россию, чтобы произвести установку, наладку или ремонт оборудования, которое было закуплено российской компанией у иностранных поставщиков
член экипажа: если иностранец является членом экипажа морского или речного судна, железнодорожного состава, регулярного или чартерного авиарейса
сопровождающий член семьи: если иностранец собирается приехать в Россию в качестве члена семьи иностранного гражданина, имеющего деловую визу