Rzdfine.ru

РЖД Финанс
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Образец служебной записки в Беларуси

Служебные записки не относятся к распорядительным или иным кадровым документам. Основаниями для написания являются:

  • согласование текущих вопросов с заинтересованными подразделениями;
  • передача просьб, предложений, официальных уведомлений;
  • решение вопросов, связанных с разными видами обеспечения – организационным, материально-техническим, а также информационным либо хозяйственным.

Возможно составление для запроса интересующих сведений, а также в качестве сопроводительного документа либо информационного письма. Записка является юридическим подтверждением факта обращения составителя к другому сотруднику предприятия, занимающего аналогичную с точки зрения корпоративной иерархии должность.

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка – это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное — описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

служебная записка это

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто «потеряна». Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба «не дойдет» до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

Читать еще:  Нормативы накопления твердых коммунальных отходов

adsp-pro-1 —> p, blockquote 6,0,0,0,0 —>

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

  • сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
  • можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
  • всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
  • даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

Нюансы

Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания. Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.

Читать еще:  Наследство по трансмиссии пример

В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.

Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив. Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий. Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

  • в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
  • вводится ФИО составителя записки;
  • приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
  • основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
  • приводятся способы ее решения;
  • приводится дата составления ответа;
  • ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Пример написания служебной записки

Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
( можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)

Читать еще:  Образец спецификация к договору поставки 2022

Служебная записка

В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.

25.12.2014
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).

Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.

Отступы

Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:

  • левый отступ (поле) — от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
  • правый отступ — от 1,25 до 2,5 см;
  • верхний отступ — не менее 2 см;
  • нижний отступ — не менее 2 см;

Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector